För de som måste ha ett certifierat kassaregister är man inte tvingad att ha detta i gång fr.o.m 1/1 2010 då det har varit svårigheter att få fram tillräcklig mängd godkända kassaregister till nämnda tidpunkt. Man måste ha gjort en beställning före utgången av 2009.
För de företag som har kontantintäkter över fyra prisbasbelopp/år kommer ej någon generell dispens att ges från Skatteverket (förutom för vissa förutbestämda näringsidkare, se Skatteverkets hemsida ).
Enligt Skatteverkets jurister går det ej ur juridisk synpunkt att exempelvis ge alla SPLF:s medlemmar en generell dispens. Praktikertjänst har sökt och fått dispens tom 2012 för de medlemmar som följer PTJ:s rutiner. Att PTJ lyckats få dispens men att ej SPLF lyckats få någon dispens för sina medlemmar beror på att PTJ:s läkare är med i ett bolag med ett organisationsnummer. Kollegor som är med i PTJ har visserligen eget kostnadsställe men är anställda av PTJ. Av de som är medlemmar i SPLF men ej anställda av PTJ har de flesta eget bolag (enskild firma, HB ,KB eller AB). Varje bolag måste komma med sin egen ansökan för att få dispens.
Det positiva är att det finns mycket goda möjligheter att få dispens i synnerhet om man bara har kontantintäkter från ”landstingspatienter” och fr.a. om man har en elektronisk registrering av patienterna med ett adekvat eget kassaregister samt sänder in den månatliga räkningen elektroniskt med fil till landstinget. För de av er som ej har datoriserade journalsystem med kopplad kassafunktion finns möjligheter att till en relativt billig penning (runt 3000:- inkl moms.) få ett program som förutom kassafunktionen inklusive sända månadsfil till sjukvårds-huvudmannen även hanterar diagnos och KVÅ koder och årlig fil till Socialstyrelsen. För att få ett begrepp om behovet så behöver vi en intresseanmälan.
Är du intresserad maila detta till SPLF:s kassör p-e.melberg@telia.com eller direkt till Info@xedoo.se
Dispens
För ansöka om dispens gå in på skatteverket hemsida och hämta hem ansökningsblanketten.
( Skatteverkets hemsida→ blanketter →ansökan om undantag enligt lagen om kassaregister).
Vi bifogar en mall ( tagen från kollega som fått dispens) som kan användas när man skall fylla i de kompletterande frågorna som krävs på sidan 4 i ansökningshandlingarna. Använd tillämpliga delar av mallen.
För de av Er som får avslag eller ej vill söka dispens finns två andra vägar att gå, förutom att inhandla ett dyrt certifierat kassaregister. Den ena varianten är att ej ta kontantbetalt av patienten utan ge honom/henne en räkning att betala in till bolagets konto. Det andra alternativet är en kontantfaktura.
Mallförslag
vad gäller kompletteringssynpunkterna i ansökningbanketten
Kompletteringar. ( Se sista sidan, sid 4, i blanketten från Skatteverket- Ansökan om Undantag enligt lagen om kassaregister).
1. Verksamheten är att bedriva öppenvårdssjukvård i specialiteten xx. Företaget heter YY AB 555555-4444, Läkarvägen 3, 222 11 Skåne. För 2008 var kontanta intäkterna xxx xxx. Intäk-terna total var y yyy yyy.
2. Syftet med kassaregistret är att skatteverket skall ha säker kontroll av kontanthanteringen för förhindra ”svarta” pengar. Detta syfte är redan uppnått i bolagets kontanthantering då mängden kontanta pengar lätt kan stämmas av mellan insänd fil till landstinget och bolagets bokföring.
Alla besök registreras i dataregisterprogram. I programmet skapar man en gång i månaden en fil som sänds till sjukvårdshuvudmannen för utbetalning av avtalad ersättningar. I filen finns antalet besök, besökarens personnummer, medicinsk åtgärd samt ersättningen från landstinget för medicinskåtgärd (er) varje patient. Det framgår klart vilka patienter som betalat kontant och hur mycket som patienten betalat samt vilka som har haft frikort ( Frikort = patienten betalar inget, sjukvårdshuvudmannen ersätter hela arvodet). När som helst kan en skatterevision stämma av insänd fils innehåll mot bolagets bokföring.
Inga andra kontanta medel hanteras förutom vad gäller ”landstingspatienter”.
3. Ansökan gäller tills vidare.
4+5 Beskrivning av besöksförloppet för patienterna på mottagningen:
Patienten registreras i reception där man tar betalt. Jag matar i kassaregisterprogrammet in patientuppgifter, betalning alternativt frikort samt medicinsk åtgärdskod. Till varje kod finns sedan kopplad en ersättning från Landstinget. Patienten erhåller kvitto.
Efter dagens slut stämmer jag och sekreteraren av dagskassan dvs att mängden pengar i kassan hos sekreteraren.
Alla kvitton ligger i nummerföljd i datorn. Går ej att ändra i datakvittot när väl registrerat. Man kan makulera ett felaktigt kvitto men vilken kvitto/patient som makulerats framgår i dataprogrammet. Varje månad sänds en fil till sjukvårdshuvudmannen ( landstinget) för utbetalning av avtalad ersättning . Varje månad sätts utdraget från dataprogrammet in i bolagets verifikationspärm. Papperet innehåller löpnumret i dataregisterprogrammet, åtgärdsnummer, patientavgifter in i kassa samt belopp att erhålla från landstinget. Det papper som sätts in i verifi-kationspärmen är utan personnummer (sekretesskyddad information) men varje kvittonummer är kopplad till ett personnummer i programmet som lätt kan kontrolleras vid skatterevison.
Övrigt: Jag var med i den stora skatterevisionen mot privatläkare. Fick inga anmärkningar vad gäller kassahanteringen.
Kontantfaktura
Vilka som berörs av kassaregisterlagen och hur man kan söka dispens från att behöva köpa ett certifierat kassaregister togs upp i Nyhetsbrevet som distribuerades i början av november. De av er som ej fått dispens eller av andra anledningar ej sökt dispens kan använda sig av kontantfaktura, om ni inte vill inhandla ett certifierat kassaregister. För att kontantfaktura ej skall anses som kontantbetalning måste den bokföras senast påföljande arbetsdag. En praktiskt tillvägagångssätt är att man sätter dagens kontantfakturor i en faktureringspärm. Vid månadens slut i samband adderas alla kontantintäkterna under månaden och bokförs på vanligt sätt.
Många av de större datajournalprogrammen har en kassafunktion där man kan skriva ut de patienter man haft under dagen samt vad de betalat. Det som måste framgå av det man skriver ut från kassaregistret är datum, kvittonummer, namn eller personnummer på patienten och för varje besök= kvitton hur mycket pengar patienten betalat. Min tolkning av svaren från Skatteverket är att man kan låta bli att skriva ut personnummer / namn utan enbart kvittonumret, datum och belopp. Detta förutsätter dock att varje kvittonummer i registret är kopplad till en specifik person och en specifik ekonomiska transaktion. Registret blir då en del av kontantfakturan. Båda måste sparas i 10 år. För de som ej ha fullfjädrade journalhanteringsprogram med bra kassafunktion finns möjligheter ( om tillräckligt många är intresserade) att införskaffa ett program för en relativt billig penning med utskriftsfunktion som kan användas som kontantfaktura förutom naturligtvis övriga funktioner som sända månadsfil till landstinget för ersättning och diagnos / KVÅ koder till Socialstyrelsen. Om intresse finns vänd Er till SPLF:s kassör på
p-e.melberg@telia.com alternativt direkt till Info@xedoo.se
För de av Er som ej har datoriserad kassafunktion utan i stället använder papperskvitton kan man också använda kontantfaktureringsmetoden. En förutsättning är att kvittona har ett kvittonummer som löper i nummerföljd och att alla kvitton sparas även de som av någon anledning makuleras. I faktureringspärmen sätter man sedan in en sammanställning över dagens kvitton med aktuellt löpnummer samt vidhäftar kvittokopiorna. Vid månadens slut adderas alla kontantfakturorna och bokförs på vanligt sätt.
Då kontantfaktura ställer krav enligt bokföringslagen rekommenderar jag alla att ta kontakt med sin revisor!